Es una de las obligaciones legales más áridas para muchas empresas: cada año están obligadas a realizar el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde radique su domicilio social. 

Las cuentas anuales reflejan la contabilidad de la empresa a lo largo del año: si ha habido pérdidas o beneficios, cuál es la situación patrimonial de la sociedad en su conjunto y cuál es su situación financiera.

¿Quién tiene obligación de depositar las cuentas anuales?

Tan solo quedan eximidos de esta obligación de realizar el depósito de las cuentas anuales los empresarios individuales. Deben presentarlas:

  • Las Sociedades Anónimas
  • Las Sociedades Limitadas o Sociedades de Responsabilidad Limitada
  • Sociedades comanditarias por acciones o de garantía recíproca
  • Fondos de pensiones
  • Sociedades extranjeras con sucursal en España

¿Qué documentos integran las cuentas anuales?

En global, las cuentas anuales son un conjunto de documentos que reflejan la situación patrimonial de la empresa:

  1. Instancia de presentación de las cuentas.
  2. Hoja de datos generales de identificación.
  3. Declaración medioambiental.
  4. Modelo de autocartera.
  5. Las cuentas anuales propiamente dichas:
    • Balance: refleja la imagen fiel de la empresa en un momento determinado. Informará del activo (lo que posee), el pasivo (las deudas) y el patrimonio neto (la diferencia entre el activo y el pasivo).
    • Cuenta de pérdidas y ganancias: resume todos los ingresos y gastos que hayan incurrido en una sociedad durante un ejercicio fiscal.
    • Estado total de cambios en el patrimonio neto: informa de las variaciones que sufren los distintos elementos que componen el patrimonio.
    • Estado de flujos de efectivo: solo en el caso de empresas que presenten balance abreviado.
    • Memoria: Refleja los logros, resultados, hechos y objetivos de interés para los accionistas, además de complementar el balance y la cuenta de resultado con datos cualitativos y cuantitativos.
  1. Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados. Tienen que ser firmadas por los administradores
  2. Informe de auditoría y, si la sociedad está obligada a auditarse, certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

Calendario para la presentación de las cuentas anuales

  • Cierre del ejercicio contable: los datos deben coincidir exactamente con los impuestos declarados durante el ejercicio fiscal.
  • Formulación de las cuentas anuales en el plazo de los 3 meses posteriores al cierre del ejercicio.
  • Legalización de los libros contables en los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio.
  • Aprobación en la Junta General de Accionistas, a lo largo de los seis meses tras el cierre fiscal.
  • Certificado de la aprobación de las cuentas anuales. Si la empresa ha sido auditada deberá incluir también el informe de auditoría.
  • Depósito en el Registro Mercantil correspondiente. Hasta un mes tras la celebración de la Junta General.
  • Calificación por parte del Registrador, dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación. Ésta se realizará estrictamente desde el punto de vista formal, comprobando tan solo si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están aprobados por la junta general y si constan las firmas de los administradores.

En la práctica esto significa que el plazo de presentación de las cuentas anuales expira el 30 de julio para la mayoría de las empresas, ya que la Junta General Ordinaria de Accionistas puede celebrarse a más tardar 6 meses después del cierre del ejercicio fiscal, que para la mayoría coincide con el fin del año natural.

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